Manajeman dan Organisasi

      1. MANAJEMAN

a.      Pengertian dan Peranan manajeman
Kata Manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno ménagement, yang memiliki arti "seni melaksanakan dan mengatur." Manajemen adalah seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi Mary Parker Follet ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal.

b.      Peranan manajeman

Manajemen yang baik haruslah berperan sesuai dengan situasi dan kondisi pada perusahaan atau organisasi. Menajemen yang tidak bisa menjalankan peran sesuai tuntutan perusahaan dapat membawa kegagalan.

Berikut ini adalah Peranan Manajemen yang harus diperankan para Manajer :

1.      Peran Interpersonal

Yaitu hubungan antara manajer dengan orang yang ada di sekelilingnya,  meliputi :

·         Figurehead / Pemimpin Simbol : Sebagai simbol dalam acara-acara perusahaan.

·         Leader / Pemimpin : Menjadi pemimpin yag memberi motivasi para karyawan / bawahan serta mengatasi permasalahan yang muncul.

·         Liaison / Penghubung : Menjadi penghubung dengan pihak internal maupun eksternal.

2.      Peran Informasi

Adalah peran dalam mengatur informasi yang dimiliki baik yang berasal dari dalam maupun luar organisasi, meliputi :

·         Monitor / Pemantau : Mengawasi, memantau, mengikuti, mengumpulkan dan merekam kejadian atau peristiwa yang terjadi baik didapat secara langsung maupun tidak langsung.

·         Disseminator / Penyebar : Menyebar informasi yang didapat kepada para orang-orang dalam organisasi.

·         Spokeperson / Juru Bicara : Mewakili unit yang dipimpinnya kepada pihak luar.

3.      Peran Pengambil Keputusan

Adalah peran dalam membuat keputusan baik yang ditentukan sendiri maupun yang dihasilkan bersama pihak lain, meliputi :

·         Entrepreneur / Kewirausahaan : Membuat ide dan kreasi yang kreatif dan inovatif untuk meningkatkan kinerja unit kerja.

·         Disturbance Handler / Penyelesai Permasalahan : Mencari jalan keluar dan solusi terbaik dari setiap persoalan yang timbul.

·         Resource Allicator / Pengalokasi Sumber Daya : Menentukan siapa yang menerima sumber daya serta besar sumber dayanya.

·         Negotiator / Negosiator : Melakukan negosiasi dengan pihak dalam dan luar untuk kepentingan unit kerja atau perusahaan.

2.     Latar Belakang Manajeman

Sesungguhnya mulai kapan teori manajemen itu ada? Yaitu mulai sejak para pelaku usaha berkecimpung memikirkan upaya terbaik dalam aktifitas manajemen tertuang dalam sejarah perkembangan manajemen dalam kurun waktu tertentu. Manajemen adalah praktik melaksanakan usah terbaik sehingga dari sejarah pemikiran manajemen kita dapat belajar dari kegagalan dan keberhasilan orang-orang terdahulu yang menerapkan konsep manajemen berdasarkan pemikiran pada kurun waktu tertentu dengan kasus tertentu pula.

Dalam pendidikan, manajemen itu dapat diartikan sebagai aktivitas memadukan sumber-sumber pendidikan agar terpusat dalam usaha mencapai tujuan pendidikan yang telah ditentukan sebelumnya. Dipilih manajemen sebagai aktivitas, bukan sebagai individu, agar konsisten dengan istilah administrasi dengan administrator sebagai pelaksananya dan supervisi dengan supervisor sebagai pelaksananya. Kepala sekolah misalnya bisa berperan sebagai administrator dalam mengemban mis atasan, sebagai manajer dalam memadukan sumber-sumber pendidikan, dan sebagai supervisor dalam membina guru-guru pada proses belajar mengajar (Pidarta: 1988).

3.Fungsi Manajeman

A.     Fungsi Perencanaan

Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tak akan dapat berjalan.

Kegiatan dalam Fungsi Perencanaan :
- Menetapkan tujuan dan target bisnis
- Merumuskan strategi untuk mencapai tujuan dan target bisnis tersebut
- Menentukan sumber-sumber daya yang diperlukan
- Menetapkan standar/indikator keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis.

B.     Fungsi Pengorganisasian

dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas yang telah dibagi-bagi tersebut. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, dan pada tingkatan mana keputusan harus diambil.

Kegiatan dalam Fungsi Pengorganisasian :
- Mengalokasikan sumber daya, merumuskan dan menetapkan tugas, dan menetapkan prosedur yang diperlukan
- Menetapkan struktur organisasi yang menunjukkan adanya garis kewenangan dan tanggungjawab
- Kegiatan perekrutan, penyeleksian, pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia/tenaga kerja
- Kegiatan penempatan sumber daya manusia pada posisi yang paling tepat

C.     Fungsi Pengarahan dan Implementasi

Proses implementasi program agar dapat dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi serta proses memotivasi agar semua pihak tersebut dapat menjalankan tanggungjawabnya dengan penuh kesadaran dan produktifitas yang tinggi.

Kegiatan dalam Fungsi Pengarahan dan Implementasi :
-  Mengimplementasikan proses kepemimpinan, pembimbingan, dan pemberian motivasi kepada tenaga kerja agar dapat bekerja    secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan
-  Memberikan tugas dan penjelasan rutin mengenai pekerjaan
-  Menjelaskan kebijakan yang ditetapkan

D.     Fungsi Pengawasan dan Pengendalian

Pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah diterapakan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan­penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan digunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan perusahaan.

Tiga tipe dasar pengawasan yang dapat dilakukan sebagai berikut:

·         Pengawasan pendahuluan (feedforward control), atau sering disebut steering controls, dirancang untuk mengantisipasi masalah­masalah atau penyimpangan-penyimpangan dari standar atau tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu diselesaikan.

·         Pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan (concurrent control), sering disebut pengawsan Ya-Tidak , screening controls atau Berhenti-Terus , d ilakukan selama suatu kegiatan berlangsung.

·         Pengawasan umpan balik (feedback control), sering dikenal sebagai past-action controls, mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan. Sebab-sebab penyimpangan dari rencana atau standar ditentukan, dan penemuam-penemuan diterapkan untuk kegiatan-kegiatan serupa dimasa yang akan datang. Pengawasan bersifat historis, pengukuran dilakukan setelah kegiatan terjadi.

4.      Ciri-ciri Manajer Profesional

A.     Pemimpin Lambang (Figurehead)
Kepala Simbolis : diperlukan untuk menjalankan sejumlah kewajiban rutin yang bersifat legal dan social.

B.      Pemimpin (Leader)

Bertanggung jawab untuk memotivasi dan mengaktifkan bawahan ; bertanggung jawab untuk mengisi posisi yang kosong (staffing), melatih dan tugas-tugas yang terkait.

C.      Penghubung (Liaison)

Memelihara suatu jaringan kontak luar yang berkembang sendiri yang memberikan dukungan dan informasi Berkaitan dengan Informasi

D.     Pemantau (Monitor)

Sebagai pusat saraf informasi internal dan eksternal tentang organisasi

E.      Penyebar (Dissiminator)

Meneruskan informasi yang diterima dari orang luar atau dari bawahan kepada anggota organisasi

F.       Juru bicara (Spokesperson)

Meneruskan informasi kepada orang luar mengenai rencana, kebijakan, tindakan dan hasil organisasi Berkaitan dengan Pengambilan Keputusan

G.     Wirausaha (Entrepreneur)

Mencari kesempatan dalam organisasi dan lingkungannya serta memprakarsai “proyek-proyek perbaikkan” untuk menimbulkan perubahan

H.     Pengendali Gangguan (Disturbance Handler)

Bertanggung jawab atas tindakan korektif bila organisasi menghadapi gangguan mendadak dan penting.

I.        Pengalokasi Sumber Daya (Resource Allocator)

Bertanggung jawab terhadap alokasi segala sumber daya organisasi

J.        Perunding (Negotiator)

Mewakili organisasi pada perundingan-perundingan

1.1            ORGANISASI

A.     Pengertian

Organisasi (Yunani: ὄργανον, organon - alat) adalah suatu kelompok orang dalam suatu wadah untuk tujuan bersama.

Menurut para ahli terdapat beberapa pengertian organisasi sebagai berikut :

ü  Stoner mengatakan bahwa organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama.

ü  James D. Mooney mengemukakan bahwa organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.

ü  Chester I. Bernard berpendapat bahwa organisasi adalah merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

Stephen P. Robbins menyatakan bahwa Organisasi adalah kesatuan (entity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan..

1.2            Pentingnya Organisasi

1.      Melatih kita untuk bersosialisasi. Organisasi membuat kita akan terlatih untuk berinteraksi dengan berbagai macam orang. Dan hal ini sangat berguna untuk kita setelah terjun di dunia kerja. Contoh organisasi yang baik untuk bersosialisasi yaitu BEM, ini membuat kita lebih dekat dan kenal dengan mahasiswa lainnya tidak hanya dengan teman sekelas saja.

2.      Memberikan Pelajaran untuk meyakinkan orang lain. Belajar berorganisasi melatih kita agar dapat membuat proposal yang meyakinkan untuk diakui dan diterima orang lain. Demikian pula ketika terjun ke dunia nyata kelak, untuk memperoleh satu proyek besar, kita harus bisa mengajukan lobi yang menyakinkan untuk menang.

3.      Merangsang kreativitas. Manfaat berorganisasi yang paling terasa adalah kita akan terlatih untuk menjadi pribadi yang kreatif, selalu memiliki ide-ide, dan terangsang untuk berpikir di luar kerangka yang baku.

4.      Membuat kita menjadi pribadi yang menarik. Kalau kita aktif dalam setiap kegiatan, kita akan lebih dikenal oleh banyak orang.

5.   Mengajarkan kerja keras, tanggung jawab, pantang menyerah dan tidak suka berpangku tangan. Manfaat berorganisasi yang paling dirasakan adalah kita akan menjadi pribadi yang optimis, penuh tanggung jawab, tidak mudah menyerah, dan tekun. Seandainya kita ditunjuk sebagai ketua panitia suatu kegiatan, tentu kita harus menyelesaikannya karena ada laporan pertanggungjawaban yang harus dibuat kemudian.

1.3            Bentuk-bentuk Organisasi

1.      Organisasi Lini

Organisasi lini ataugaris adalah bentuk organisasi yang didalamnya terdapat garis wewenang yang menghubungkan langsung secara vertikal antara atasan ke bawahan.

Ciri-cirinya :

ü  Jumlah karyawan sedikit

ü  Selain top manajer, manajer dibawahnya hanya sebagai pelaksana

ü  Sarana dan alatnya terbatas

ü  Hubungan atasan dan bawahan bersifat langsung

2.       Organisasi Funsional

Organisasi fungsional adalah suatu organisasi diman wewenag dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian yang mempunyai jabatan fungsional untuk dikerjakan kepada para pelaksana yang mempunyai keahlian khusus.

Ciri – ciri :

ü  Organisasi kecil

ü  Didalamnya terdapat kelompok- kelompok kerja staf ahli

ü  Spesialisasi dalam pelaksanaan tugas

ü  Target yang hendak dicapai jelas dan pasti

ü  Pengawasan dilakukan secara ketat

3.      Organisasi Lini dan Staff

Organisasi lini dan staff  adalah suatu bentuk organisasi dimana pelimpahan wewenang berlangsung secara vertikal dan sepenuhnya dari pucuk pimpinan ke kepala bagian di bawahnya serta masing- masing pejabat, manajer ditempatkan satu atau lebih pejabat staff yang tidak mempunyai wewenang memerintah tetapi hanya sebagai penasihat, misalnya mengenai masalah kearsipan , keuangan, personel dan sebagainya.

Ciri- ciri :

ü  Hubungan atasan dan bawahan tidak seluruhnya secara langsung

ü  Karyawan banyak

ü  Organisasi besar

ü  Ada dua kelompok kerja dalam organisasi sehingga ditekankan adanya spesialisasi :

·         Personel Lini

·         Personel staff

4.        Organisasi Fungsional dan Garis

Orgaisasi fungsional dan garis adalah bentuk organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian di bawanya yang mempunyai keahlian tertentu serta sebagian dilimpahkan kepada pejabat fungsional yang koordinasinya tetap diserahkan kepada kepala bagian.

Ciri- ciri :

ü  Tidak tampak adanya pembedaan tugas pokok dan bantuan

ü  Spesialisasi secara praktis pada pejabat fungsional

ü  Pembagian kerja dan pelimpahan wewenang tidak membedakan perbedaan tingkat eselon.

5.      Organisasi Matrik

Organisasi matrik disebut juga sebagai organisasi manajemen proyek yaitu organisasi dimana penggunaan struktur organisasi menunjukan dimana para spesialis yang mempunyai keterampilan di masing-masing bagian dari kegiatan perusahaan dikumpulkan lagi menjadi satu untuk mengerjakan suatu proyek yang harus diselesaikan . Organisasi matrik digunakan berdasarkan struktur organisasi staf dan lini khususnya di bidang penelitian dan pengembangan.

6.       Organisasi Komite

Organisasi komite adalah bentuk organisasi dimana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu dilaksanakan secara kolektif oleh sekelompok pejabat , yang berupa komite atau dewan atau board dengan pluralistic manajemen.

1.4            Prinsip-prinsip Organisasi

1.      Prinsip Perumusan Tujuan

Sebelum suatu organisasi/badan/lembaga,langkah hal pertama yang harus dilakukan adalah membuat tujuan dibentuknya organisasi/badan.lembaga tersebut. Tujuan yang dibuat haruslah sangat jelas karena tujuan tersebut yang akan menentukan hal-hal yang harus diperbuat atau dilakukan oleh organisasi yang telah terbentuk tersebut.

2.      Prinsip Pembagian Kerja

Dalam penata laksanaan kegiatan oragnisasi kita harus melakukan pembagian tugas/kerja/unit untuk menghindari kemungkinan adanya pekerjaan yang tertumpuk dan terjadinya kelalai dalam pekerjaan pada sebuah unit kerja organisasi.

3.      Prinsip Pendelegasian Kekuasaan/Wewenang

Dalam menjalankan kegiatan,suatu unit harus diberi kekuasaan/ untuk melaksanakan tugas tugasnya agar dapat dimintai pertanggung jawabannya.

4.      Prinsip Tingkat Pengawasan

Berjalannya suatu organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan,harus  kita pastikan untuk selalu menjalankan dan melaksanakan sistem pengawasan, karena jika sistem pengawasan tidak ada maka tidak mungkin sebuah organisasi dapat mencapai tujuannya dengan maksimal. Maka karena itu,pembuatan organisasi harus memperhatikan aspek dari kemudahan sistem pengawasan

5.      Prinsip Rentang Manajemen

Dalam suatu organisasi perlu kita perhatikan suatu efektivitas dan sebuah efisiensi dari seorang pemimpin yang dapat membawahi beberapa orang yang dibawahinya sehingga seorang pemimpin dapat melakukan tugas kepemimpinannya secara efektif,efisien dan maksimal serta dapat melakukan tugas pengawasan secara optimal.

6.      Prinsip Kesatuan Perintah

Dalam menjalankan sebuah organisasi,seseorang bawahan biasanya mempunyai seorang bos atau atasan. Dari bos tersebutlah kita menerima perintah dan kepada bos tersebutlah kita memberikan laporan pertanggung jawaban atas pelaksanaan pekerjaan kita.

7.      Prinsip Kordinasi

Prinsip kordinasi ada usaha untuk mengarahkan seluruh kegiatan unit-unit organisasi agar tertuju pada pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan. Adanya pembagian tugas kepada unit unit kerja tersebut terkadang tanpa kita sadari menimbulkan kecenderungan untuk memisahkan diri dari tujuan organisasi secara keseluruhan. Untuk itu, koordinasi diperlukan agar kita terhindar dari sebuah konflik, dengan mengurangi duplikasi tugas, mengurangi pengangguran, dan memperkuat kerjasama.

DAFTAR PUTAKA

ü  http://become-teacher.blogspot.com/2013/05/prinsip-prinsip-organisasi.html

ü  https://belajarmanagement.wordpress.com/2010/02/25/prinsip-prinsip-organisasi/

ü  http://andrianhery4.blogspot.com/2012/10/makalah-manajemen-organisasi.html

ü  http://artikelampuh.blogspot.com/2013/08/prinsip-prinsip-organisasi.html